La raíz del problema de estos costes de impresión tan elevados reside en la necesidad de conocer previamente los costes de impresión reales de la compañía. Para ello hay que determinar los siguientes aspectos:

• El coste de las impresoras (o, por lo menos, el gasto de depreciación mensual o el gasto de arrendamiento o alquiler de las mismas).
  
  
• Los costes mensuales de los toners, los equipos de mantenimiento y otros consumibles de impresión. Estos datos se deberían obtener del departamento de contabilidad.
  
  
• Los costes mensuales de mantenimiento y otros servicios derivados de la capacidad de impresión de la compañía (un consejo: estos costes pueden estar incluidos en los costes de mantenimiento de la infraestructura. Separarlos de dichos costes generales puede convertirse en un reto...).

Ahora bien, es un error pensar que la suma de estos tres aspectos equivale a la totalidad de los costes de impresión mensuales, ya que existen otros costes que permanecen ocultos a nuestra vista.
Algunos de ellos, por ejemplo, son:

• Los costes derivados de tener diferentes stocks de toners. Algunos de estos costes son muy pequeños, pero existen. Así, por ejemplo, muchos usuarios guardan toners de respuesto, etc.
  
  
• Los costes extra de comprar toners "en el último momento y cueste lo que cueste". En este aspecto incurren algunos departamentos, especialmente cuando terminan una presentación, un informe...
  
  
• Los costes de las llamadas relacionadas con problemas de impresión.
  
  
• Los costes de impresoras que están paradas y no funcionan debido a problemas técnicos. Una vez realizadas todas las inversiones, algunas impresoras no funcionan y nadie tiene noticias de ello - lo cual quiere decir que no producen, que no imprimen-.
  
  
• Los costes de llevar trabajos de impresión en otras compañías.

Ninguna compañía posee un sistema capaz de medir estos costes ocultos. Y eso a pesar de que son costes reales, costes en los que las empresas invierten miles de dólares o euros cada mes.

Sólo una solución que incluya todos estos puntos será la única capaz de evaluar los costes REALES de impresión, como la solución de coste por página de Pulsar, una solución que ofrece a las compañías los costes reales de impresión por departamento, o por persona.

Sólo la solución de Pulsar es capaz de proporcionar estos costes reales. El resto de soluciones son, como mucho, una mera aproximación a los costes reales de impresión.