Enero 2006

Las impresoras son, dentro de una empresa, la parte de infraestructuras a la que probablemente menos atención se le dedica. Y sin duda es el peor servicio que los departamentos de IT proporcionan a sus usuarios. Suele darse como razón que los gastos implicados son menores que el resto de la informática y microinformática de la empresa, y en el fondo se está de acuerdo en que además un mayor control de estos dispositivos y de estos servicios implicaría demasiados recursos. Se supone más rentable negociar el pago por uso de las carísimas torres de discos, o elegir correctamente el software de monitorización de red, por ejemplo.

Pero realmente el gasto en impresoras no es en absoluto despreciable; centrándonos en las impresoras laser, en las que se concentra la mayor parte del gasto, las casi 300.000 unidades vendidas en España durante el 2005 implican un gasto no menor a 60 mill. de euros.
Nuestra experiencia en el sector nos permite afirmar que, además de este gasto, que quizá sea el único medianamente controlado, cada año una impresora monocromo requiere consumibles, piezas e intervenciones técnicas por un importe igual a su valor, y del doble de su valor cada impresora color.

Por lo tanto, durante los tres primeros años de vida de las 300.000 unidades vendidas en 2005 (período razonable para afrontar las renovaciones tecnológicas), se generarán unos gastos superiores a los 200 mill. de euros. Las unidades vendidas en años anteriores posiblemente generen gastos superiores, por la velocidad con la que la tecnología ha permitido reducir costes de impresoras y consumibles. Las unidades vendidas durante 2006 implicarán gastos aún mayores con total seguridad, puesto que las impresoras cuyas ventas más han crecido y más van a crecer son las color.

Para hacer estos cálculos se ha tenido en cuenta que, tal como observamos en nuestra constante monitorización de equipos de impresión por toda europa, la carga de trabajo que se da a las impresoras está muy por debajo de las recomendaciones de sus fabricantes, por lo que hay que tener en cuenta que una impresora utilizada exhaustivamente daría unas cifras de gasto aún mayores.

Pero estos gastos posiblemente sean inevitables, y quizá, como hemos mencionado arriba, analizar si las compras, los modelos, los fabricantes, los tipos de consumibles, los contratos de mantenimiento... son los más oportunos o no, es una investigación compleja y por tanto cara, ya que generalmente cada uno de los grupos de gastos pertenecen a departamentos diferentes, con distintos responsables, modelos de compra diversos, proveedores no comunes, formas de pago variopintas...

La verdadera preocupación de las empresas no debería por tanto ser únicamente controlar este gasto tan elevado sino pensar si, además, hay otros gastos adicionales, indirectos u ocultos, porque la respuesta va a ser un gran "sí".

Nuestros servicios de consultoría han demostrado en múltiples ocasiones que puede costar más dinero mantener un stock de consumibles que comprar varias impresoras; que se puede gastar más en gestionar las llamadas de usuarios por falta de consumibles que en comprarlos; que se suele malgastar más al elegir una impresora de un modelo incorrecto que el coste de adquisición de la correcta; que se gasta más tiempo en negociar el precio de la impresora que el de los consumibles y mantenimientos, donde está la mayor parte del gasto real; que es casi siempre más caro mantener una impresora de 5 años que cambiarla por una nueva; que se incurre en grandes sobrecostes cargando a una impresora pequeña con demasiado trabajo en lugar de adquirir más y repartir el volumen de impresión; que es más caro intentar ahorrar con consumibles rellenados que no hacerlo; que puede costar más ahorrarse los contratos de mantenimiento que contratarlos... y un largo etcétera.

Hacer estas cuentas correctamente, aplicadas a la situación real de cada empresa no es fácil, y es menos fácil aún que una vez hecho este análisis se pueda cambiar el sistema de adquisición o contratación de cada una de las partes implicadas en la empresa.

Es por tanto inteligente y rentable plantearse la subcontratación, la externalización o el outsourcing de los servicios de impresión para que empresas especializadas se hagan cargo (sin renunciar a mantener las impresoras en las propias instalaciones ni a usarlas en el modo y momento que se desee) de los análisis pertinentes para la elección del parque multimarca correcto y el control de su uso, de las permanentes gestiones de logística de consumibles e incidencias técnicas, de la renovación y actualización del parque en función de las necesidades de la empresa, de las impresoras existentes en el mercado y de la evolución de los precios de los consumibles y los mantenimientos...
Todos estos servicios deben estar centrados, además, en dos conceptos fundamentales: la monitorización externa (lectura permanente y remota del estado y necesidades de los dispositivos) y el pago por uso (comprar los servicios de impresión a un precio por página que incluya todo, y pagar en función de lo que realmente se usan las impresoras), único modo de quedarse realmente tranquilo de que lo que se paga por imprimir y las gestiones necesarias para poder imprimir, está todo realmente controlado.